ANSPRECHPARTNER
Die Ballveranstalter sollten eine Person namhaft machen, die künftig mit der Saalverwaltung in Kontakt tritt und auf deren Namen die Veranstaltungsgenehmigung ausgestellt wird. Mit dieser Person und maximal einem weiteren Mitglied des Ball-Komitees wird die Saalverwaltung bis zur Beendigung des Balls zusammenarbeiten und Details besprechen.
SAALRESERVIERUNG
Rufen Sie einfach an und klären Sie ab, ob Ihr gewünschter Veranstaltungstermin noch frei ist. Geschäftsführer Hubert Mussack, Frau Veronika Turnhöfer und Patrick Pöschl sind dort Ihre Ansprechpartner. Sofern der Termin frei ist, wird Ihre Veranstaltung in den Rathaussaal-Reservierungskalender eingetragen.
Sie erreichen uns: telefonisch: (05262) 65280, per Fax: (05262) 6528085
via e-mail: rathaussaal@telfs.com im internet: www.rathaussaal.at
VERANSTALTUNGSGENEHMIGUNG
Die erforderliche schriftliche Anmeldung des Balls beim Bürgermeister der Marktgemeinde Telfs erfolgt durch die Saalverwaltung. Daraufhin erhält der Ballveranstalter eine schriftliche Veranstaltungs-Bescheinigung, deren Durchschrift auch der Gendarmerieposten Telfs erhält. Die Gebühren für die Veranstaltungsbescheinigung betragen zur Zeit
€ 13,20 (Bundesgebühr) und
€ 30,-- (Verwaltungsgebühr)
und werden vorschussweise von der Saalverwaltung bezahlt und dem Veranstalter dann mit der Saalmiete verrechnet.
ANMELDUNG BEI DER AKM
Die Anmeldung der Veranstaltung bei der AKM-Geschäftsstelle Innsbruck ist verpflich-
tend, muß aber vom Veranstalter selbst erfolgen. Hier ist es üblich, daß der AKM ein Bestuhlungsplan vorgelegt wird, und die Eintrittspreise bekannt gegeben werden. Aufgrund dieser Angaben wird die Abgabe berechnet.
Anschrift: AKM Geschäftsstelle Innsbruck
Grabenweg 72 , 6020
Innsbruck
Tel: 0512 / 34 29 79 Fax: 0512 / 34 29 79 - 33 Email:
GEST.Innsbruck@akm.co.at
Internet:
www.akm.co.at
Gestaltung des Balls
Bevor Sie die genaue Ausstattung für Ihren Ball buchen, sollten Sie sich in Grundzügen über die Gestaltung klar sein. Besonders zu beachten wären dabei der Ablauf des Programms im Großen Saal (Band, Polonaise, Mitternachtseinlage, ...), die Verwendung des Kleinen Saales (Piano-Bar, Disco, ...), besondere Attraktionen (Tombola, spezielle Bars, ...) und Dekorationen. Eine Anregung können Ihnen dabei sicher die Ballveranstalter der letzten Jahre geben. Je früher Sie sich im Klaren sind, wie Ihr Ball ablaufen soll, desto besser kann die Organisation erfolgen.
Vergünstigungen für Schüler
Veranstalter von Schulbällen können beim Bürgermeister um die Gewährung des günstigeren Vereinstarifes ansuchen. Dessen Gewährung bedeutet aber auch, daß die Schüler unter Anleitung des Saalpersonals selbst auf- und abstuhlen müssen. Die Arbeitskräfte sollten verlässlich sein und vereinbarte Termine für den Auf- und Abbau einhalten. Besonders möchten wir dabei auf den Abbau hinweisen, der manchmal noch in der selben Nacht erfolgen muss, wenn am nächsten Tag eine andere Veranstaltung im Saal stattfindet. Bedenken Sie außerdem, daß Sie auch während der Veranstaltung Arbeitskräfte für Bars, Gläserabräumen und -waschen, Abendkassa u. Ä. benötigen. Hierfür können wir Ihnen aber auch erfahrenes Personal vermitteln.
Die Kriegsopfer- und Behindertenabgabe beträgt 10 % vom Eintrittspreis, wird aber bei Schüler- und Studentenbällen nicht eingehoben. Außerdem kann ein Ansuchen um Erlass der Vergnügungssteuer, die 25 % vom Eintrittspreis beträgt, beim Bürgermeister gestellt werden.
Bestuhlung
Wählen Sie aus den vorliegenden Bestuhlungsplänen Ihre Bestuhlung aus.
Ideal ist eine Bestuhlung mit ca. 450 Sitzplätzen. Größerer Bestuhlungsvarianten sind
zwar möglich, mindern aber die Sitzqualität der Gäste und schmälern die Tanzfläche.
Die Tanzfläche sollte ausreichend groß bemessen sein, insbesondere dann, wenn im
Kleinen Saal keine weitere Tanzmöglichkeit (Disco) geboten wird.
Die Tanzkapelle ist auf der Bühne zu postieren. Dort ist am meisten Platz und es wird
auch die beste Wirkung (Akustik, Atmosphäre) erzielt.
m Wird die Bestuhlung vom Saalpersonal durchgeführt, so werden nachstehende Kosten
verrechnet:
Ballbstuhlung bis 400 Personen € 120,-- + 20 % Mwst.
Ballbstuhlung bis 500 Personen € 140,-- + 20 % Mwst.
Ballbstuhlung bis 600 Personen € 180,-- + 20 % Mwst Baranlagen
o Ballveranstalter dürfen an Bars im Erdgeschoß-Foyer und im Kleinen Saal Sekt, Sekt-Orange, Schnäpse, Liköre, Cocktails und Limonaden und Mineralwasser ausschenken. Eristof ice ist ebenfalls erlaubt, die Ausgabe darf aber aus Sicherheitsgründen nur in Plastikflaschen erfolgen.
o Nicht gestattet ist der Ausschank von Bier, Biermixgetränke, Weizenbier, Corona, Desperados, Wein, Kaffee und Tee. Auch der Verkauf und die Zubereitung von Speisen aller Art ist nicht erlaubt. Es wird besonderes darauf hingewiesen, daß der Verkauf von Brötchen, Häppchen und Kuchen nicht gestattet ist. Dies ist einzig und allein Sache des Gastronomen und vertraglich zugesichert. Mögliche Ausnahme: Der Ball einer Haushaltungsschule“.
o Auch eine Bewirtung mit Service an die Tische im Saal ist nicht gestattet.
o Der Ausschank an den Bars ist bis 2:45 Uhr gestattet. Danach sind die restlichen Getränke auf Anordnung der Securtiy-Kräfte abzuräumen und die Bar zu schließen.
o Für die sogenannten „Schülerbars“ stehen folgende Barelemente zur Verfügung:
o 19 Stk. runde Barelemente
o Mietpreis je Element (2,4 m lang): € 20,-- + 20 % Mwst.
o Der Aufstellungsort und die Anzahl dieser Bars ist im Plan Schülerbars Erdgeschoß und Plan Schülerbars Obergeschoß ersichtlich.
Was noch?
o Wettex
o Geschirrtücher
o Getränkepreislisten zum Aufhängen an den Bars
o Wechselgeld
o Getränkeportionierer (können beim Getränkelieferanten geliehen werden)
o Flaschenöffner
o Gläser sind in ausreichenden Mengen vorhanden: Sekt-, Longdrink- und Schnapsgläser
oDie benötigten Gläser werden von unseren Saalbediensteten gegen Lieferschein
oausgehändigt.
oDer Glasbruch wird nach dem Ball durch Zählung der Gläser erhoben und zum Selbstkostenpreis dem Ballveranstalter verrechnet. Bei den bisherigen Schülerbällen variierten die Kosten für Glasbruch zwischen € 70,00 und € 250,00. Abhängig sind diese Kosten vor allem davon, wie gut das Abräumen leerer Gläser funktioniert. Falls Gläser des Getränkelieferanten benutzt werden, sollten ausreichend Gläser ausgeliehen werden, weil dann keine Rathaussaal-Gläser ausgegeben werden.
oDie Ausgabe von Plastik- oder Pappbechern bei Bällen ist nicht gestattet!
Brandlöcher in Stühlen verrechnen wir derzeit mit € 40,00 zzgl. 20% Mehrwertsteuer. Dies ist deshalb so teuer, weil die Sitzfläche abmontiert, neu bezogen und wieder montiert werden muß.
Das Abräumpersonal kann von den Schülern selbst gestellt werden, auf Wunsch vermitteln wir aber gerne Hausfrauen, welche über die örtlichen Gegebenheiten Bescheid wissen und diesen Abräum- und Gläserservice ab 20:30 Uhr bis Ballende durchführen. Die Kosten sind direkt mit den Hausfrauen (€120,--/Frau) abzurechnen.
Getränkelieferung
Vereinbaren Sie mit Ihrem Lieferanten einen genauen Liefertermin, damit Sie die Warein Empfang nehmen und kontrollieren können.
Die Einlagerung kann eventuell schon vor dem Veranstaltungstag in einem abschließbaren Lagerraum erfolgen. Ober dieser Raum vor dem Veranstaltungstermin frei ist, muß mit der Saalverwaltung geklärt werden. Auf jeden Fall sollte eine Einkühlung rechtzeitig erfolgen, damit die Getränke beim Ball auch kalt sind.
Leergebinde und Restgetränke müssen sofort nach dem Ball abtransportiert werden.
Ein Tip: Die meisten Getränkelieferanten bieten die Getränke auf Kommission an. Sie
können in ausreichenden Mengen bestellen und die unverbrauchte Ware zurückgeben.
In Rechnung wird nur gestellt, was verbraucht wurde. Dadurch können Sie größere Mengen bestellen und vermeiden somit, daß Ihnen Getränke ausgehen.
Saal-Gastronomie
Die Bewirtung im Saal übernehmen von der Marktgemeinde Telfs lizenzierte Gastronomen.
Es sind dies:
Hotel Hohe Munde, Telfs, Rainer und Robert Härting,
Tel. (05262) 62408 info@hotel-munde.at
Hotel Tirolerhof, Telfs, Evelyn und Paul Krug,
Tel. (05262) 62237 info@der-tirolerhof.at
Leingartner’s Partyservice, Sportcafe Telfs, Hr. Oliver Schulz,
(0512) 303065 leingartner@aon.at
Sprechen Sie mit Ihnen, Sie werden Ihnen gerne ein Bewirtungsangebot stellen.
Tischdecken sind vom jeweiligen Gastronom zu stellen und in die Getränkepreise einzurechnen. Details wie Farbe der Servietten, Speisekarten, Tischschmuck, Aschenbecher sind mit dem beauftragten Gastronomen zu besprechen.
Einlass, Eintrittskarten
o Die Eintrittskarten für Ihre Veranstaltung stellt die Saalverwaltung auf Kosten des Veranstalters her. Falls Veranstalter die Karten auswärts drucken lässt, sind diese Karten im Büro der Saalverwaltung vorzulegen und müssen abgestempelt werden. Der dafür notwendige Arbeitszeitaufwand wird verrechnet!
o Ungestempelte Karten werden nicht akzeptiert!
o
Die vom Rathaussaal
gedruckten Eintrittskarten werden mit Tag, Datum, Uhrzeit, Titel, Untertitel und
Eintrittspreis bedruckt und sind laufend nummeriert.
Die Kosten betragen für
o 1000 EINTRITTSKARTEN MIT LOGO-Eindruck auf der Vorderseite (max. 3 Logos von Sponsoren) € 130,00 + 20% Mwst.
o 1000 EINTRITTSKARTEN ohne Logo-Aufdruck € 90,00
Garderobe
o Die Garderobe wird mit Saalpersonal besetzt. Die Gebühr beträgt derzeit € 0,90 je Kleidungsstück.
o Außerdem sind an der Garderobe Ausfahrtickets für die Tiefgarage zum Pauschalpreis von € 3,- für den ganzen Abend erhältlich.
Ordner, Schäden
o Da es bei Bällen immer wieder zu Ausschreitungen kommt, ist von der Behörde ein Ordnerdienst von mindestens 6 Personen vorgeschrieben. Diese Ordner werden von der Saalverwaltung auf Kosten des Veranstalters beauftragt. Dienstbeginn der Ordner: 19:30 Uhr, Ende wenn die letzten Gäste das Foyer verlassen haben.
o Den Ordnern ist vom Ballkomitee eine Ansprechperson bekannt zugeben. Weiters sind den Ordnern die Kleidervorschriften mitzuteilen, die von den Ordnern zu beachten sind. Allerdings gelten diese Anweisungen dann verbindlich, Ausnahmen werden keine gemacht.
o Trotz der Ordner kommt es immer wieder zu Beschädigungen die während der Veranstaltung am Haus und an der Einrichtung entstehen. Dafür haftet der Veranstalter. Eine Versicherung gibt es hiefür nicht bzw. wäre die Prämie sehr teuer.
o Meist werden Beschädigungen von stark alkoholisierten Gästen verübt. Versuchen Sie daher deren Zahl gering zu halten und schenken Sie an offensichtlich Betrunkene nichts
mehr aus.
o Die Ordner achten weiters darauf, daß keine Gläser und Flaschen ins Freie mit- genommen werden.
o Da in der Umgebung des Rathaussaales rd. 80 Wohnungen sind und deren Bewohner Nachtruhe haben, werden Ballbesucher nach 1:30 Uhr nicht mehr in den Saal eingelassen. D. h. wer nach 1:30 Uhr ins Freie will, kommt nicht mehr in den Saal zurück. Damit haben wir die Gewähr, daß die Gäste im Saal bleiben und draußen relative Ruhe herrscht.
Einladungen und Plakate
o
Längsplakate (Format 2
x A 0 längs = 240 cm) kosten inkl. Tafelmiete € 31,0 zzgl.
20% Mwst. per Stück.
o Auf Ihren Ball-Einladungen sollten Sie eine Person mit Telefonnummer angeben, bei der
Tisch- und Kartenreservierungen möglich sind.
o Ein Hinweis auf die günstige Benützung unserer Tiefgarage (€ 3,--) wäre sinnvoll.
Sonstige Tipps und Anregungen
o Wenn Sie selbst eigene Dekorationen anbringen wollen, sprechen Sie bitte davor mit dem
Saalwart. Die Materialien müssen auf jeden Fall schwer entflammbar sein.
o Falls Sie eine Tombola veranstalten, verwenden sie keine hochprozentigen Getränke
oder geben sie diese zumindest erst gegen Ende des Balls aus. Damit vermeiden Sie
stark alkoholisierte Gäste und nehmen sich nicht selbst das „Geschäft“ weg.
o Eine Mitternachtseinlage bringt Abwechslung ins Ballgeschehen.
o Die letzten Maturabälle haben unseren Beamer samt Leinwand für eine Power-Point-Vorführung (Vorstellung der Schüler, Lehrer…) genutzt. Die Kosten für Beamer (3300 ANSI-Lumen) und Leinwand betragen: € 100,- zzgl. 20% Mehrwertsteuer.
o Für die Arbeit hinter der Bar können wir aus jahrelanger, guter Erfahrung die „Imster Barfrauen“ empfehlen. Es sind dies bis zu 13 Frauen, die über Frau Rosa Raich (05412) 62756 / Mobiltelefon 0676 /9275808 oder Frau Rosa Binder (05412) 67056 gebucht werden können.
o Der Gastronom stellt gegen Bezahlung gerne die Eiswürfel zur Verfügung: Diese müssen aber bei ihm bestellt werden. Erfahrungsgemäß werden 10 Säcke à 5 Euro benötigt.
ACHTUNG: Organisatorische Änderungen durch die Geschäftsleitung sind bei Bedarf möglich.