ANSPRECHPARTNER

Ballveranstalter sollten eine Person namhaft machen, welche künftig mit der Saalverwaltung in Kontakt tritt und auf deren Namen die Veranstaltungsgenehmigung ausgestellt wird. Mit dieser Person und mit maximal einem weiteren Mitglied des Ball-Komitees wird die Saalverwaltung bis zur Beendigung des Balls zusammenarbeiten und Details besprechen.

 

SAALRESERVIERUNG

Rufen Sie einfach an und klären Sie ab, ob Ihr gewünschter Veranstaltungstermin frei ist. Geschäftsführer Hubert Mussack, Frau Veronika Turnhöfer und Patrick Pöschl sind dort Ihre Ansprechpartner. Sofern Ihr Wunschtermin frei ist, wird Ihre Veranstaltung in den Rathaussaal-Reservierungskalender eingetragen.

Sie erreichen das Büro der Saalverwaltung: telefonisch: (05262) 65280, per Fax: (05262) 6528085  via e-mail: rathaussaal@telfs.com  und finden uns im internet unter: www.rathaussaal.at

 

VERANSTALTUNGSGENEHMIGUNG

Die erforderliche schriftliche Anmeldung des Balls beim Bürgermeister der Marktgemeinde Telfs erfolgt durch Mitarbeiter der Saalverwaltung. Daraufhin erhält der Ballveranstalter eine schriftliche Veranstaltungs-Bescheinigung, deren Durchschrift auch an die Polizei Telfs geht. Die Gebühren für die Veranstaltungsbescheinigung betragen zur Zeit € 13,20 (Bundesgebühr)  und

€ 30,-- (Verwaltungsgebühr)  und werden vorschussweise von der Saalverwaltung bezahlt und dem Veranstalter dann mit der Saalmiete verrechnet.

 

ANMELDUNG BEI DER AKM

Die Anmeldung der Veranstaltung bei der AKM-Geschäftsstelle Innsbruck ist verpflichtend, muß aber vom Veranstalter selbst erfolgen. Hier ist es üblich, daß der AKM ein Bestuhlungsplan vorgelegt wird, und die Eintrittspreise bekannt gegeben werden. Aufgrund dieser Angaben wird die Abgabe berechnet.

Anschrift: AKM Geschäftsstelle Innsbruck

Grabenweg 72 , 6020 Innsbruck
Tel: 0512 / 34 29 79          Fax: 0512 / 34 29 79 - 33  Email: GEST.Innsbruck@akm.co.at
Internet: www.akm.co.at

 

Gestaltung des Balls

Bevor Sie die genaue Ausstattung für Ihren Ball buchen, sollten Sie sich in Grundzügen über die Gestaltung klar sein. Besonders zu beachten wären dabei der Ablauf des Programms im Großen Saal (Band, Polonaise, Mitternachtseinlage, ...), die Verwendung des Kleinen Saales (Piano-Bar, Disco, ...), besondere Attraktionen (Tombola, spezielle Bars, ...) und Dekorationen. Eine Anregung können Ihnen dabei sicher die Ballveranstalter der letzten Jahre geben. Je früher Sie sich im Klaren sind, wie Ihr Ball ablaufen soll, desto besser kann die Organisation erfolgen.

 

Vergünstigungen für Schüler

Veranstalter von Schulbällen können beim Bürgermeister um die Gewährung des günstigeren Vereinstarifes ansuchen. Dessen Gewährung bedeutet aber auch, daß die Schüler unter Anleitung des Saalpersonals selbst auf- und abstuhlen müssen. Die Arbeitskräfte sollten verlässlich sein und vereinbarte Termine für den Auf- und Abbau einhalten. Besonders möchten wir dabei auf den Abbau hinweisen, der manchmal noch in der selben Nacht erfolgen muss, wenn am nächsten Tag eine andere Veranstaltung im Saal stattfindet. Bedenken Sie außerdem, daß Sie auch während der Veranstaltung Arbeitskräfte für Bars, Gläserabräumen und -waschen, Abendkassa u. Ä. benötigen. Hierfür können wir Ihnen aber auch erfahrenes Personal vermitteln.

 

Die Kriegsopfer- und Behindertenabgabe beträgt 10 % vom Eintrittspreis, wird aber bei Schüler- und Studentenbällen nicht eingehoben. Außerdem kann ein Ansuchen um Erlass der Vergnügungssteuer, die 25 % vom Eintrittspreis beträgt, beim Bürgermeister gestellt werden.

 

Bestuhlung

Wählen Sie aus den vorliegenden Bestuhlungsplänen Ihre Bestuhlung aus.

Ideal ist eine Bestuhlung mit ca. 450 Sitzplätzen. Größerer Bestuhlungsvarianten sind zwar möglich, mindern aber die Sitzqualität der Gäste und schmälern die Tanzfläche.

Die Tanzfläche sollte ausreichend groß bemessen sein, insbesondere dann, wenn im Kleinen Saal keine weitere Tanzmöglichkeit (Disco) geboten wird.

Die Tanzkapelle ist auf der Bühne zu postieren. Dort ist am meisten Platz und es wird auch die beste Wirkung (Akustik, Atmosphäre) erzielt.

Wird die Bestuhlung vom Saalpersonal durchgeführt, so werden nachstehende Kosten verrechnet:                       

                        Ballbstuhlung bis 400 Personen                    €     120,-- + 20 % Mwst.

                        Ballbstuhlung bis 500 Personen                    €     140,-- + 20 % Mwst.

                       

Baranlagen

o    Ballveranstalter dürfen an  Bars im Erdgeschoß-Foyer und im Kleinen Saal  Sekt, Sekt-Orange, Schnäpse, Liköre, Cocktails und Limonaden und Mineralwasser ausschenken. Eristof ice ist ebenfalls erlaubt, die Ausgabe darf aber aus Sicherheitsgründen nur in Plastikflaschen erfolgen.  

o    Nicht gestattet ist der Ausschank von Bier, Biermixgetränke, Weizenbier, Corona, Desperados, Wein, Kaffee und Tee.
Auch der Verkauf  und die Zubereitung von Speisen aller Art ist nicht erlaubt. Auch der Verkauf von Brötchen, Häppchen und Kuchen nicht gestattet ist. Dies ist einzig und allein Sache des Gastronomen und diesem vertraglich zugesichert.  Mögliche Ausnahme: Der Ball einer Haushaltungsschule“.

o    Auch eine Bewirtung mit Service an die Tische im Saal ist nicht gestattet.

o    Der Ausschank an den Bars ist bis 2:45 Uhr gestattet. Danach sind die restlichen Getränke auf Anordnung der Securtiy-Kräfte abzuräumen und die Bar zu schließen.

o    Für die sogenannten „Schülerbars“ stehen folgende Barelemente zur Verfügung:

 

o        19 Stk. runde Barelemente

o        Mietpreis je Element (2,4 m lang): € 20,-- + 20 % Mwst.

o        Der Aufstellungsort  und die Anzahl dieser Bars ist im Plan Schülerbars Erdgeschoß  und Plan Schülerbars Obergeschoß ersichtlich.

 

Was noch?

o    Wettex

o    Geschirrtücher

o    Getränkepreislisten zum Aufhängen an den Bars

o    Wechselgeld

o    Getränkeportionierer (können beim Getränkelieferanten geliehen werden)

o    Flaschenöffner

o    Gläser sind in ausreichenden Mengen vorhanden:    Sekt-,  Longdrink- und Schnapsgläser

o  Die benötigten Gläser werden von unseren Saalbediensteten gegen Lieferschein ausgehändigt.

o Der Glasbruch wird nach dem Ball durch Zählung der Gläser erhoben und zum Selbstkostenpreis  dem Ballveranstalter verrechnet. Bei den bisherigen Schülerbällen variierten die Kosten für Glasbruch zwischen € 70,00 und € 250,00. Abhängig sind diese Kosten vor allem davon, wie gut das Abräumen leerer Gläser funktioniert. Falls Gläser des Getränkelieferanten benutzt werden, sollten ausreichend Gläser ausgeliehen werden, weil dann keine Rathaussaal-Gläser ausgegeben werden.

o Die Ausgabe von Plastik- oder Pappbechern bei Bällen ist nicht gestattet!

 

Brandlöcher in Stühlen verrechnen wir derzeit mit € 40,00 zzgl. 20% Mehrwertsteuer. Dies ist deshalb so teuer, weil die Sitzfläche abmontiert, neu bezogen und wieder montiert werden muß.

Das Abräumpersonal kann von den Schülern selbst gestellt werden, auf Wunsch vermitteln wir aber gerne Hausfrauen, welche über die örtlichen Gegebenheiten Bescheid wissen und diesen Abräum- und Gläserservice ab 20:30 Uhr bis Ballende durchführen. Die Kosten sind direkt mit den Hausfrauen (€120,--/Frau) abzurechnen.

 

Getränkelieferung

Vereinbaren Sie mit Ihrem Lieferanten einen genauen Liefertermin, damit Sie die Ware in Empfang nehmen und kontrollieren können.

Die Einlagerung kann eventuell schon vor dem Veranstaltungstag in einem abschließbaren Lagerraum erfolgen. Ober dieser Raum vor dem Veranstaltungstermin frei ist, muß mit der Saalverwaltung geklärt werden. Auf jeden Fall sollte eine Einkühlung rechtzeitig erfolgen, damit die Getränke beim Ball auch kalt sind. Leergebinde und Restgetränke müssen sofort nach dem Ball abtransportiert werden.

Tip: Die meisten Getränkelieferanten bieten die Getränke auf Kommission an. Sie können in ausreichenden Mengen bestellen und die unverbrauchte Ware zurückgeben.

In Rechnung gestellt wird, was verbraucht wurde. Dadurch können Sie größere Mengen bestellen und vermeiden damit, daß Ihnen Getränke ausgehen.

 

 


Saal-Gastronomie

Die Bewirtung im Saal übernehmen von der Marktgemeinde Telfs lizenzierte Gastronomen. Es sind dies:

 

Hotel Hohe Munde, Telfs, Rainer und Robert Härting,  www.hotel-munde.at

Tel. (05262) 62408 info@hotel-munde.at  
 

Hotel Tirolerhof, Telfs, Evelyn und Paul Krug, www.der-tirolerhof.at

Tel. (05262) 62237  info@der-tirolerhof.at   
 

Sportzentrum Cafe-Restaurant Edelheiss, Markus Heiss www.edelheiss.at

0664/4204117 edelheiss@telfs.com   

 

 

Sprechen Sie mit Ihnen, Sie werden Ihnen gerne ein Bewirtungsangebot stellen.

 

Tischdecken sind vom jeweiligen Gastronom zu stellen und in die Getränkepreise einzurechnen. Details wie Farbe der Servietten, Speisekarten, Tischschmuck, Aschenbecher sind mit dem beauftragten Gastronomen zu besprechen.


 

Einlass, Eintrittskarten

 

Garderobe

 

Ordner, Schäden

 

 

 

Einladungen und Plakate

o      Längsplakate (Format 2 x A 0 längs = 240 cm) kosten inkl. Tafelmiete € 31,0 zzgl.
20% Mwst. per Stück.

o      Auf Ihren Ball-Einladungen sollten Sie eine Person mit Telefonnummer angeben, bei der

     Tisch- und Kartenreservierungen möglich sind.

o      Ein Hinweis auf die günstige Benützung unserer Tiefgarage (€ 3,--) wäre sinnvoll.

 

Sonstige Tipps und Anregungen

o      Wenn Sie selbst eigene Dekorationen anbringen wollen, sprechen Sie bitte davor mit dem

     Saalwart. Die Materialien müssen auf jeden Fall schwer entflammbar sein.

o      Falls Sie eine Tombola veranstalten, verwenden sie keine hochprozentigen Getränke

     oder geben sie diese zumindest erst gegen Ende des Balls aus. Damit vermeiden Sie

     stark alkoholisierte Gäste und nehmen sich nicht selbst das „Geschäft“ weg.

o      Eine Mitternachtseinlage bringt Abwechslung ins Ballgeschehen.

o      Die letzten Maturabälle haben unseren Beamer samt Leinwand für eine Power-Point-Vorführung (Vorstellung der Schüler, Lehrer…) genutzt. Die Kosten für Beamer (3300 ANSI-Lumen) und Leinwand betragen: € 100,- zzgl. 20% Mehrwertsteuer.

o      Für die Arbeit hinter der Bar können wir aus jahrelanger, guter Erfahrung die „Imster Barfrauen“ empfehlen. Es sind dies bis zu 13 Frauen, die über Frau Rosa Raich (05412) 62756 / Mobiltelefon 0676 /9275808 oder Frau Rosa Binder (05412) 67056 gebucht werden können.

o      Der Gastronom stellt gegen Bezahlung gerne die Eiswürfel zur Verfügung: Diese müssen aber bei ihm bestellt werden. Erfahrungsgemäß werden 10 Säcke à 5 Euro benötigt.

 

ACHTUNG: Organisatorische Änderungen durch die Geschäftsleitung sind bei Bedarf möglich.

 

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